L’une des questions que se posent les chefs d’entreprises lorsqu’ils envisagent d’engager un assistant virtuel est de savoir s’il doit s’agir d’un poste à temps plein ou à temps partiel. La question se pose de différentes manières, mais l’essentiel est de comprendre le type de missions que vous souhaitez déléguer, afin de connaitre l’envergure de la tâche.
Comment déterminer si vous avez besoin d’un assistant virtuel à temps partiel ou à temps plein ?
Lorsque vous pensez à recruter, vous pouvez vous poser les deux questions suivantes, afin de déterminer le type de poste que vous allez pourvoir.
- Avez-vous suffisamment de travail à décharger pour justifier l’embauche d’un assistant virtuel ?
- Un collaborateur au bureau devrait travailler à temps plein, mais un assistant à distance est-il obligé d’être disponible de la même manière ?
- Quelle est la nature de la tâche à déléguer ?
Il est important de préciser que plus vous êtes astucieux dans la définition des tâches et de la durée du service de l’assistant virtuel, plus vous avez à y gagner. Au lieu de payer une collaboratrice en ligne pour exécuter diverses tâches pendant 8 heures de travail, vous pourrez essayer de les distribuer aux mains de professionnels différents pour un volume horaire de travail inférieur.
Comment affecter un assistant virtuel temps partiel freelance à la tâche qu’il faut ?
Si vous avez une longue liste de tâches à déléguer, et qu’elles sont plus spécifiques les unes que les autres, pensez à considérer l’embauche d’un assistant virtuel temps partiel freelance pour chacune d’elles.
Voici quelques étapes que vous pouvez suivre, afin de garantir une bonne marche de vos activités tout en faisant des économies.
- Étape 1 : identifiez toutes les tâches à déléguer. Si vous souhaitez déléguer la gestion d’un réseau social, vous pouvez définir les missions : créer la stratégie de publication, créer le contenu éditorial, faire le montage du contenu vidéo, modérer les commentaires, répondre aux messages privés, etc.
- Étape 2 : étudiez l’interdépendance des tâches. Si vous devez planifier la prise de poste de chacun des rôles dans la journée ou dans la semaine, il est important que vous sachiez prioriser les tâches. Par exemple, la stratégie de publication doit passer avant la création des contenus. La création du contenu éditorial et le montage vidéo peuvent se faire en simultané. Suivis de la modération des commentaires et du traitement des messages privés, qui, eux aussi, peuvent être exécutés en parallèle.
- Étape 3 : estimez combien de temps une tâche peut prendre sur la journée, afin de décider du volume horaire à affecter à chaque assistant freelance. Si vous engagiez des collaborateurs à temps plein, vous pourriez avoir besoin de plusieurs personnes pour couvrir vos activités. Dispatcher les missions pour des postes à temps partiel vous permet d’en faire autant, en évitant de payer des heures supplémentaires inutiles.
Attention, cependant, à garder un œil sur les passations entre freelances. Vous devez mettre en place un système efficace de transmission des informations, afin de garantir la continuité logique de vos activités. Autrement, vous courez le risque de perdre des données importantes, ce qui peut nuire à tout le processus de travail. Les outils comme Slack ou Asana sont de bons alliés pour anticiper ce type de situation.
