La gestion de la boîte de réception peut affecter la productivité d’une équipe en matière d’e-mails. Si la gestion des courriels n’est pas efficace, les boîtes de réception risquent d’être encombrées et les correspondances peuvent s’en retrouver négligées. En tout état de cause, une attention particulière à la gestion de vos e-mails est essentielle pour quiconque souhaite garder le contrôle de sa correspondance électronique. Comment un assistant virtuel peut vous aider pour gérer vos e-mails ? Les réponses tout de suite.
Pourquoi gérer vos e-mails avec un assistant virtuel ?
Naturellement, lorsqu’on parle de délégation de tâche, de quelque nature qu’elle soit, c’est surtout par souci d’efficacité et de productivité. Mais d’abord, savez-vous ce qu’est un assistant digital ? Il s’agit d’une personne qui vous aide à gérer les missions que vous souhaitez déléguer ; et elle le fait à distance, à travers internet. Toute l’essence de la collaboration est alors opérée de manière numérique.
Aussi, il faut comprendre vous devez faire preuve de stratégie lorsque vous êtes embourbé dans les détails de la gestion des courriels. Confier cette tâche à un assistant virtuel revient à prendre du recul et à aménager le temps et l’énergie nécessaire pour vous concentrer sur des tâches et des projets à plus forte valeur ajoutée. Vous allez alors pouvoir vous concentrer sur ce que vous faites le mieux tout en étant constamment à jour sur vos correspondances électroniques.
Externalisation de gestion d’e-mails : pourquoi confier le travail à un Assistant Virtuel ?
Lorsque vous déléguez la gestion de votre boîte courrier électronique à une secrétaire virtuelle, le processus repose sur trois étapes bien distinctes et simples :
- Configurer votre messagerie électronique pour que votre collaborateur virtuel puisse la gérer à votre place : vous devez passer un peu de temps sur cette étape pour identifier les types d’e-mails que vous recevez. Vous pouvez procéder gratuitement à cette fonctionnalité via des services comme Gmail.
- Permettre à votre assistant virtuel d’accéder à votre courrier électronique : il vous suffit de donner l’accès à votre aide à distance en partageant votre boîte e-mail dans les paramètres.
- Et bien entendu, il est important de définir dès le départ une charte de gestion des e-mails afin d’éviter les malentendus en cours de route ; eh oui, il faut partir sur la même base pour la gestion du courrier sur lequel repose en grande partie votre business.
Que fait concrètement un Assistant Virtuel lorsqu’il gère votre boîte mails ?
Une aide virtuelle recrutée sur une plateforme d’assistants virtuels comme vavservice.com peut vous aider à reprendre le contrôle de votre journée de travail en gérant votre boîte de réception. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et déléguer tout le reste. Confiez-lui les tâches suivantes :
- Répondre aux e-mails
- Faire un rapport de flux d’e-mails
- Organisation de la boîte de réception
- Création de modèles d’e-mails
- Planification d’envoi d’e-mails
Quelle que soit l’envergure de votre business, vous seul pouvez déterminer si vous avez besoin de vous faire aider par un assistant virtuel à temps partiel ou à temps plein. D’ailleurs, partager votre boîte e-mails à une assistante virtuelle peut nécessiter une bonne préparation psychologique. Ce qui est certain, c’est que déléguer la gestion de vos e-mails à un assistant à distance peut vous aider à vous concentrer sur des tâches plus importantes et travailler mieux sur la croissance de votre entreprise.
